5 características de Gmail que mejorarán tu productividad

Gmail es, probablemente, el gestor de correo más utilizado del mundo. Sin embargo, hay muchas funciones sencillas e increíblemente útiles que no son demasiado conocidas por el usuario medio. Aquí te cuento 5 que probablemente no conozcas.

1. Puedes poner comentarios como parte de tu cuenta de correo

Lo que lees: Gmail utiliza el aspa (+) como inicio de comentario en la cuenta de correo. Es decir, si a tu cuenta de correo le añades un aspa (+), Gmail ignorará todo lo que vaya entre el aspa y la arroba.

Ejemplo:

micuenta@gmail.com

micuenta+suscripcionnewsletter1@gmail.com

micuenta+lascosasquemecuentamitia@gmail.com

Son la misma cuenta. Al menos, para nosotros y para Gmail.

Desde que descubrí esto, cada vez que me registro en una web, le añado un comentario y así tengo un poco de información extra cada vez que me llega un correo.

2. Gmail ignora los puntos en tu usuario de correo

Tu usuario de correo es todo lo que va antes de la arroba (@). Gmail es que ignora los puntos (.) que escribas en esa parte.

Ejemplo:

micuenta@gmail.com

mi.cuenta@gmail.com

m.i.c.u.e.n.t.a@gmail.com

Son la misma cuenta. Te recomiendo que utilices los puntos como separador de palabras (como en el segundo ejemplo) para hacer que tu cuenta sea más fácil de leer.

3. Las etiquetas de Gmail añaden información a los correos

Compartimos una cultura de colores que, bien usada, puede facilitarnos todo tipo de tareas. Además, es muy fácil de aprovechar en Gmail gracias a las etiquetas.

Un ejemplo muy sencillo de esto está en los colores de semáforo:

  • Verde: puedes pasar, todo bien
  • Amarillo/Ambar: ¡Ojo!
  • Rojo: no te muevas, algo ha salido mal

Solo con esto, puedo crear etiquetas que me marquen la urgencia de un correo para priorizar su atención. En mi caso:

  • Verde: correo controlado
  • Amarillo: correo con prioridad baja
  • Naranja: correo con prioridad media
  • Rojo: correo con prioridad alta

Otro caso en el que lo uso es para el tipo de proyectos:

  • Azul oscuro si es desarrollo
  • Azul claro si es mantenimiento
  • Rosa si es de dinamización

Con esto, miro mi bandeja de entrada y puedo hacerme una idea de qué tengo que hacer.

4. Gmail tiene filtros configurables que se aplican en cuanto llega un correo nuevo

Si te vas a Configuración, Filtros y direcciones bloqueadas, verás que puedes crear filtros para que Gmail haga cosas con tus correos:

  • Ponerles una etiqueta
  • Marcarlos como importantes
  • Borrarlos
  • Y un largo etcétera

Si lo combinas con todo lo que hemos visto, podrás organizar tu correo con facilidad ya que puedes:

  • asignar etiquetas -prioridades o proyectos (punto 3)- automáticamente
  • seleccionar un grupo muy concreto de correos (punto 1)
  • o archivarlos en caso de que no sean correos importantes

Y esto son solo algunos ejemplos.

5. Gmail te permite responder automáticamente un correo

Esta es una característica con bastantes limitaciones porque solo puedes contestar con un mensaje predefinido y está muy lejos de lo que se puede hacer con una cuenta en un servicio de email marketing.

Sin embargo, me parece muy interesante de cara a responder algunos tipos de correo:

  • correos en los que te piden información de un servicio
  • correos en los que te proponen una reunión

Para activar esta característica, necesitas ir a Configuración:

Configuración avanzada:

Y activar Respuestas predefinidas (plantillas):

Esta característica, de por sí, solo te permite preparar plantillas de correo para que luego puedas ir más rápido.

Sin embargo, si vas a un filtro, te aparece una nueva posibilidad: Enviar respuesta predefinida.

En dicha opción nos aparecerán todas las respuestas que hayamos predefinido.

5. Gmail te permite responder automáticamente un correo

Esta es una característica con bastantes limitaciones porque solo puedes contestar con un mensaje predefinido y está muy lejos de lo que se puede hacer con una cuenta en un servicio de email marketing.

Sin embargo, me parece muy interesante de cara a responder algunos tipos de correo:

  • correos en los que te piden información de un servicio
  • correos en los que te proponen una reunión

Para activar esta característica, necesitas ir a Configuración:

Configuración avanzada:

Y activar Respuestas predefinidas (plantillas):

Esta característica, de por sí, solo te permite preparar plantillas de correo para que luego puedas ir más rápido.

Sin embargo, si vas a un filtro, te aparece una nueva posibilidad: Enviar respuesta predefinida.

En dicha opción nos aparecerán todas las respuestas que hayamos predefinido.

 

Extra: la Configuración Avanzada

En el punto anterior, he mencionado la Configuración Avanzada. Personalmente, solo utilizo un par de características pero hay bastantes otras que pueden serte de interés. ¿Por qué no las pruebas?

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